9 semplici astuzie informatiche per l’ambiente di lavoro

Utilizza modelli per le attività di routine

Se lavori ripetutamente su documenti simili, ti conviene creare un modello. Oltre a farti risparmiare tempo, può anche servire da promemoria per non dimenticare nulla in un documento. Quando si salva un modello in Microsoft Word, ad esempio, basta cambiare il tipo di file in «Modello Word» (utilizzando il menù a discesa sotto il nome del file).

Scarica un gestore di password

La maggior parte dei siti web e dei sistemi online richiede una password. Cercare di ricordarle tutte può essere complicato e probabilmente sei diventato un esperto nel richiederne regolarmente il recupero. Scarica un gestore di password (ad es. LastPass), così non perderai più tempo cercando (senza riuscirci) di effettuare un login.

Utilizza un filtro per la luce blu o la regola del 20-20-20 contro l’affaticamento degli occhi

Guardare lo schermo di un computer per lunghi periodi di tempo, specialmente in condizioni di scarsa illuminazione, può causare affaticamento agli occhi e ridurre la qualità del sonno. Per risolvere questo problema, scarica uno dei tanti filtri per la luce blu disponibili (per es. Windows 10 Night light, CareUEyes Lite e Iris mini). Questo tipo di software regola automaticamente la tonalità dello schermo in base all’ora del giorno e filtra i livelli di luce blu non necessari, sostituendola con toni più caldi.

Inoltre, secondo la regola del 20-20-20, per ogni 20 minuti trascorsi davanti a uno schermo, bisognerebbe guardare qualcosa a 20 piedi (ossia sei metri) di distanza per 20 secondi. Se trascorrere troppo tempo davanti allo schermo ti preoccupa, questa potrebbe essere una soluzione semplice per proteggere gli occhi.

Utilizza un’app per smettere di procrastinare/un sistema di gestione del tempo per computer

È disponibile una vasta gamma di «applicazioni per smettere di procrastinare» e di sistemi di gestione del tempo per computer. Opzioni come Be Focused favoriscono la produttività stabilendo la durata dei periodi di lavoro e delle pause, consentendoti di suddividere le attività principali in piccoli compiti e di seguirne il completamento. La possibilità di bloccare determinati siti web per una durata specifica può contribuire a ridurre al minimo il tempo perso sui social media.

Staccati dalla posta elettronica

Benché la posta elettronica sia il metodo prescelto per la comunicazione aziendale da molti anni, grazie all’introduzione di software come Microsoft Teams, Slack e Trello non è più necessario trascorrere ore per leggere tutti i messaggi della posta in arrivo. Riunendo diverse funzionalità, tra cui chat di gruppo, strumenti di programmazione e videoconferenze, questi programmi possono semplificare e accorciare di molto i processi amministrativi, lasciando più spazio a compiti più importanti e prioritari.

Scorciatoie da tastiera

Le scorciatoie da tastiera possono far risparmiare tempo consentendo di compiere un’azione in pochi secondi senza l’uso del mouse. Ce ne sono centinaia tra cui scegliere, ma qui ne elenchiamo alcune tra quelle più note:

• Ctrl+Z = Annulla

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• Ctrl+Y = Ripeti

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• Ctrl+X = Taglia

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• Ctrl+V = Incolla

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• Ctrl+A = Seleziona tutto

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• Ctrl+B = Grassetto

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• Ctrl+I = Corsivo

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• Ctrl+U = Sottolinea

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• Ctrl+N = Nuovo documento

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• Ctrl+P = Stampa

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Approfitta dell’apprendimento online gratuito

In Internet puoi trovare una vasta selezione di opportunità di apprendimento da seguire a distanza e senza alcun costo. Google Digital Garage, ad esempio, fornisce agli studenti conoscenze e competenze digitali per aiutarli nello sviluppo della carriera e delle attività, oltre a un attestato di fine formazione da inserire nel CV.

Scannerizza documenti e salvali in formato PDF con le app per smartphone

Se ti capiterà di avere un documento cartaceo importante, ora puoi utilizzare applicazioni per smartphone come CamScanner per convertirlo in PDF senza doverlo digitare manualmente. Sono finiti i giorni in cui si cercava in una borsa o in una scrivania piena di scartoffie!

Installa il software per la condivisione di file

L’utilizzo di software come Dropbox o OneDrive ti consente di accedere ai tuoi file all’istante, da più computer e dispositivi, e può rivelarsi particolarmente utile quando lavori da casa. Tuttavia, fai attenzione se gestisci informazioni importanti o riservate oppure rivolgiti al dipartimento informatico della tua azienda in caso di dubbi.

Speriamo che queste astuzie ti aiutino a diventare in poco tempo un mago del mondo digitale!

Articolo redatto in collaborazione con EURES, il portale europeo della mobilità professionale.

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